Zaczynam pisanie tego tekstu po 6, mimo że jest święto. Muszę przyznać, że już trochę czuję się zmęczona tym dłuuugim weekendem 😉 Sam ekstra poniedziałek by wystarczył. No ale dobrze, nie ma co marudzisz przecież. Dziś będzie o outsourcingu, bo wiele razy pytaliście o tym w swoich komentarzach i w mailach do mnie. Kluczowe zagadnienie dotyczyło tego, kiedy jest ten moment, w którym warto zdecydować się na oddelegowanie części zadań.
W kilku wpisach na tym blogu opowiadałam o tym, że zlecam część działań mojej agencji na zewnątrz. Pytaliście:
- kiedy wiem, że coś warto zlecić komuś, zamiast robić to samemu
- czy nie mam poczucia, że sama wszystko zrobię lepiej
Do tego ja dorzucę:
- jak pracować w zespole, w którym część usług jest outsourcowana
- jak się rozliczać z taką osobą
- outsourcing czy zatrudnienie?
Kiedy warto delegować zadania?
Ważne tutaj są dwa czynniki:
- Kiedy czujesz, że masz tyle pracy, że dalej się nie rozwiniesz, jeśli wszystko będziesz robić samemu. To przełomowy moment, od którego zależy często być albo nie być Twojego biznesu. Kamieniem milowym jest w ogóle uświadomienie sobie tego. Jeśli cholernie ciężko pracujesz i jednocześnie wiesz, że nie wszystko jest tak ważne, żeby to robić samemu, zastanów się nad outsourcingiem.
- Kiedy koszt oddelegowania zadania jest niższy niż Twój, gdybyś robił to sam. Żeby to wyliczyć, musisz znać swoją stawkę godzinową. Zakładając, że Twoja roboczogodzina jest warta 50 zł i jakieś zadanie wykonywałbyś w 4 godziny, a możesz to zlecić komuś za 100 zł, to w ten sposób zaoszczędzisz 50%. W tym czasie możesz zrobić coś, co pozwoli Ci więcej zarobić. Pamiętaj jednak, że takie przeliczenia są dość podchwytliwe – bo możesz to sobie w ten sposób przeliczać tylko wtedy, jeśli Twoje moce przerobowe są pełne i wiesz, że nie masz więcej czasu na inne sprawy. Jeśli jednak czujesz, że masz jeszcze czas, żeby zrobić i to, i to, to nieuczciwym rozwiązaniem byłoby przeliczanie na godziny pracy, podczas gdy bardzo możliwe, że po oddelegowaniu zadania nie zrobiłbyś po prostu nic, zamiast zrobić coś, co dałoby Ci zarobić więcej.Pomyśl na przykład, że musisz oddać duży projekt, ale masz w mieszkaniu/biurze taki syf, że nie da się pracować. Jeśli miałbyś sam posprzątać, zabrałoby to pół dnia Twojego cennego czasu, w którym mógłbyś już dużo zrobić. Może więc warto zastanowić się nad zadzwonieniem do pani sprzątającej (lub pana sprzątającego?).
Jak zapanować nad uczuciem, że samemu zrobi się to lepiej?
W swoich komentarzach pisaliście, że to jest właśnie dla Was w outsourcingu najtrudniejsze – pozwolić komuś coś zrobić, mimo pewności, że samemu zrobi się to lepiej. No cóż. Trzeba znaleźć złoty środek. Gdybyśmy całe życie nie pozwalali nikomu nic zrobić, bo sami zrobilibyśmy to lepiej, świat byłby szalony i wiele osób byłoby bez pracy. Pomyśl: „Owszem, ona zrobi to za mnie i najpewniej trochę słabiej, ale ja zaoszczędzę wtedy czas, by zrobić coś ważniejszego”. Nie bój się słowa „ważniejszego” – właśnie o to chodzi, zlecasz coś komuś innemu, bo masz ważniejsze rzeczy do roboty. Lepiej płatne. Dlatego zupełnie nie przejmuj się tym, że Ty zrobiłbyś to lepiej, bo to i tak będzie zrobione dobrze (w końcu rozliczasz się za wykonaną pracę), a to, że Ty zrobiłbyś to lepiej, to już Twój wewnętrzny problem. Pamiętaj, że im częściej delegacja zadań będzie dla Ciebie na porządku dziennym, tym szybciej ta myśl odejdzie.
Jak pracować w zespole, w którym część zadań jest outsourcowana?
Wszystko zależy od tego, czym dokładnie się zajmujesz. Jeśli stawiasz strony internetowe i zlecasz komuś częściowe wykonanie grafik, musisz się jakoś z wykonawcą komunikować. Jeśli ja zlecam komuś teksty, to muszę przekazać jasne wytyczne dotyczące tego, co copywriter ma napisać itp. Ogólnie musisz znaleźć najlepsze rozwiązanie do pracy w grupie. Narzędzi w sieci na ten temat jest bardzo dużo i myślę, że to jest pomysł na kolejny wpis. Ale teraz napiszę Ci, że ja stosuję trello.com. To soft online, w którym między innymi tworzy się wspólne projekty i wspólnie je realizuje. Dzięki temu możesz podsyłać swoje wskazówki, a osoba, gdy je wykona, może np. wrzucić załącznik z tekstami.
Oczywiście możesz mieć swoje rozwiązanie i może być ono znacznie lepsze. Możesz też po prostu polegać na mailach i komunikować się ze współpracownikami tylko w ten sposób. Możesz też używać zaawansowanych rozwiązań do pracy w grupie, typu redmine. To doświadczenie Ci powie, które rozwiązanie jest najbardziej efektywne.
Jak rozliczać outsourcing?
Dla mnie zdecydowanie najlepszym rozwiązaniem jest rozliczanie się za konkret: Za jeden tekst, za wpis na blogu (rzecz jasna nie tym), za stworzenie ministrony itp. Zwłaszcza, że nie mam kontroli (i wcale nie chcę mieć) nad osobą, która wykonuje dla mnie te działania. Nie byłoby więc dla mnie korzystne rozliczanie się godzinowe, ale jest on często stosowane. Zwłaszcza na zachodzie. Ale pomyśl – rozliczenie z grafikiem, koderem, deweloperem – to wszystko można rozliczyć za efekt.
Równie ważna jest forma rozliczenia. Ja preferuję fakturę, bo nie muszę już nic więcej robić. Wiele osób działa na zasadzie umowy o dzieło, ale to wymaga już wysłania PIT-u na początku kolejnego roku kalendarzowego. Może to krzywdzące dla osób, które nie prowadzą działalności gospodarczej, ale cóż – to oszczędza mój czas. Jeśli w pewnym momencie okaże się, że nie ma osoby prowadzącej DG, która może dla mnie wykonać konkretne zadanie, rozejrzę się za takimi, z którymi podpiszę umowę o dzieło. W co wątpię.
Outsourcing czy zatrudnienie?
W pewnym momencie możemy stanąć przed dylematem, czy dane zadania outsourcować czy może zatrudnić kogoś do siebie i mieć kogoś inhouse, kto będzie pracował dla nas. I odpowiedź oczywiście nie jest jednoznaczna. Wszystko zależy od tego, ile to będzie kosztować i czy masz pracę dla tej osoby na pełny etat (albo inny, konkretny wymiar godzin). Jeśli zlecając dane zadanie zewnętrznej firmy, zapłacisz załóżmy 5000 zł, a koszt zatrudnienia pracownika (nie mylić z pensją!) to 4000 zł, to warto się nad tym zastanowić. Zwłaszcza, że taki pracownik będzie wykonywał pracę wyłącznie dla Ciebie, co wskazuje na to, że bardzo prawdopodobne, że zrobi to lepiej, niż firma zewnętrzna. Jeśli np. pracy dla tej osoby jest tylko na pół etatu, no to zatrudnij ją na pół etatu… Nikt nikogo nie zmusza do całego.
Ale jeśli np. pensja pracownika + wszystkie koszty z nią związane będą znacznie wyższe niż koszt oddelegowania zadań, nie zabijaj się na siłę. W końcu firma obsługująca outsourcing będzie się starała wykonywać swoje zadania na jak najwyższym poziomie, żebyście nie rozwiązali współpracy.
Dla mnie jest to jeszcze za wcześnie, za dużo wolnego mam, aby jeszcze coś zlecać. Ale w niedalekiej przyszłości, gdy przyjdzie czas na pracę, z pewnością część rzeczy będę chciał przekazać dalej.
Wydaje mi się, że zatrudnienie pracownika a nie firmy outsourcingowej jest o wiele lepszym wyjściem w takiej sytuacji. Zdecydowanie przemawiają za tym koszty ale i fakt, iż pracownika mamy na stałe u siebie a z taką firmą to może się różnie skończyć
Daniel: Ale z drugiej strony – pracownika trudniej znaleźć i trudniej zwolnić. Firmie możesz zlecić raz coś małego, a jak się nie spodoba, to już drugi raz zlecisz innej firmie. Żeby znaleźć pracownika musisz dać ogłoszenie o rekrutacji, czasem przygotować miejsce pracy, jak dajesz etat to wysłać na badania… Wszystko ma swoje plusy i minusy.
Ja też uważam, że bezpieczniejsze jest jednak zlecanie pewnych tematów osobom na zewnątrz niż zatrudnianie pracownika. Zawsze jest to spore ryzyko. Z firmą zewnętrzną łatwiej skończyć współpracę
Zgadzam się z Agnieszką. Do tego, jak pracownik nawali – nie bardzo będziesz mógł zwolnić. Jak firma nawali – możesz ją zmienić w każdej chwili.
Wszystko też zależy od rodzaju prac i rodzaju zatrudnienia. Bo faktycznie przy umowie o pracę trudniej kogoś zwolnić, jednak biorąc pod uwagę umowę o dzieło (jeśli jest możliwa) lub umowę zlecenie, to już ze zwolnieniem tak trudno nie będzie.
Natomiast przy zawieraniu umowy z firmą warto zwrócić uwagę na umowę przy jej podpisywaniu. Jeszcze lepiej taką umowę przeczytać wcześniej, bo też może zawierać różne kwiatki…
Redskip, link usunięty, odsyłam do polityki komentarzy: http://finansenaobcasach.info/zasady-komentowania/
Co do samego komentarza: to jasne, najtrudniej jest przy umowie o pracę. Pamiętajmy, że umowa zlecenie i umowa o dzieło to tak naprawdę nie jest zatrudnianie.
Co do współpracy z firmą – czytanie umowy to zupełna podstawa :>
Dlaczego pracownika nie można byłoby zwolnić w każdej chwili? Właśnie chodzi o to, aby umowa z nim była tak skonstruowana, aby w każdej chwili, jeśli da kilka razy plamę po całości, można byłoby wymienić go na kogoś lepszego. Pracownik przecież ma pomagać rozwijać firmę, a nie być dla niej niepotrzebnym balastem.
Bardzo fajny i potrzebny post! Wiele osób ma irracjonalny lęk przed „oddaniem” zadania 🙂
Warto by było jeszcze dodać, że przy delegacji niektórych z nich trzeba zastanowic się 3 razy – np. takich co do których klient mógł mieć przy zamawianiu nadzieję, że zrobimy je osobiście, customer service i innych gdzie błąd może mieć duży wpływ na postrzeganie naszej pracy, pewnych wrażliwych dziedzin (np. przy pracy z danymi osobowymi) itd. Ale to tak na marginesie.
Dzięki!
Jasne, masz 100% racji, deleguję tylko te zadania, które są jakby „półproduktami”, jeśli wiem, że klient oczekuje, że zrobię coś osobiście – zawsze robię to sama.
Pozdrawiam!
Najważniejsze to odkryć kiedy lepiej jest zlecać zadania komuś innemu niż marnować czas i energię na zrobienie czegoś na czym się nie znamy i do czego nie mamy serca.
To prawda 🙂 Jeśli na czymś się nie znamy, to już w ogóle bez sensu jest robić to samemu. Np. z księgowością. Może sama bym jakimś cudem dała radę sobie poprowadzić księgę przychodów i rozchodów, ale po co skoro, skoro mi zajęłoby to wiele dni, a księgowa robi to w pół godzinki 🙂
Oj tak, z księgowością to chyba najlepszy przykład – robienie tego samemu to ogromna strata czasu. Chyba że akurat masz firmę księgową i tym zajmujesz się zawodowo 😉
Taki outsourcing to może być sprzątanie możemy to zrobić ale ktoś przyjdzie za 10zł/h 🙂
Oczywiście 🙂 Ale trudno będzie znaleźć kogoś do sprzątania za 10 zł/h 🙂
Wszystko zależy gdzie, w jakiej części Polski, w jakim mieście. Myślę, że można znaleźć nadal osoby, które za niewielkie pieniądze będą pracowały.
Mnie ciągle zaskakuje fakt dlaczego niektórzy freelancer’zy bronią się przed działalnością i kombinują na prawo i lewo, czarno i szaro. Przecież założenie firmy to chwila, to naprawdę nie boli a przynosi sporo korzyści.
Wiesz, to nie jest takie proste. Większość ludzi przerażają te formalności. No i 400 zł preferencyjnego zusu to dla wielu jednak dużo.
dokładnie, jak freelancer nie ma aż tak dużo zleceń by starczyło na normalne wydatki, to i zus będzie ciężko wysupłać, a on nie zapomina 🙂
co do outsourcingu to trzeba mieć też fajną, zaufaną ekipę – żeby się nie sparzyć i nie zrazić na przyszłość. Jestem w sumie ciekawa czy miałaś kiedyś problem z terminowością albo jakością pracy jakiegoś podwykonawcy? I jeżeli tak to jak rozstrzygnęłaś spór?
Nina, mam dużo takich wspomnień, znalezienie dobrego podwykonawcy nie jest proste… Wtedy po prostu kończyłam współpracę.
Jakie korzyści uznajesz za najważniejsze?
W marketingu pewne rzeczy zawsze warto delegować, np.: pisanie tekstów. Ale zawsze, aby to zrobić trzeba mieć zaufaną osobę, która dla nas się tym zajmie. A znalezienie takiej osoby czasami, est trudniejsze niż napisanie samemu tekstu. Jednak gdy już kogoś takiego znajdziemy możemy wielokrotnie korzystać z jego usług..